Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 34 дүгээр зүйлд зааснаар төрийн байгууллага /цаашид "байгууллага" гэх/-ын албан хэрэг хөтлөлтөд тухайн байгууллага, албан тушаалтны хуулиар хүлээсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэх явцыг баримтжуулж, баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, ангилан төрөлжүүлэх, баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, илгээх, хянан шийдвэрлэх, ашиглах, хадгалах, архивт шилжүүлэх хүртэлх үйл ажиллагааг хамруулна ойлгоно.

Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн 30.4 дэхь хэсэгт Архивын баримтыг хүн, хуулийн этгээдэд ашиглуулах нийтлэг журам, архиваас үзүүлэх үйлчилгээний хөлсний хэмжээг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

Хууүлийн дэлгэрэнгүйг энд дарж үзнэ үү

Албан хэрэг бүрдүүлэхэд дараах үндсэн шаардлагыг баримтална:

1.агуулга, бүрдлийн хувьд хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтад заасан гарчигт нийцэж байгаа баримт бичгийг нэг хэрэгт оруулж хадгалах;

2.байнга болон түр хадгалах баримт бичгийг тус тусад нь ангилж, хөтлөх хэрэг бүрдүүлэх;

3.хөтлөх хэрэгт тухайн онд бүрэн шийдвэрлэгдсэн, албан ёсоор бүрдүүлсэн эх баримт бичгийг оруулах;

4.хөтлөх хэргийн дотор баримт бичгийг он, сар, өдөр, дугаар, ач холбогдол, агуулга, сэдэв, уялдаа холбоог нь харгалзан дараалж бүртгэх;

5.нэг асуудал, сэдэвт холбогдох баримт бичгийг хянан шийдвэрлэсэн дарааллын дагуу төрөлжүүлэх зарчмыг баримтлах;

6.хавсралт баримтыг үндсэн баримт бичигтэй хамт нэг хөтлөх хэрэг болгон бүрдүүлэх;

7.хөрөнгө оруулалт, зээл, тусламж, гэрээ хэлцэл, худалдан авах ажиллагааны болон урт, богино хугацааны төсөл, хөтөлбөр, түүний хэрэгжилттэй холбогдох эх баримт бичгийг тус тусад нь хөтлөх хэрэг бүрдүүлэх

Байгууллагын удирдлага албан хэрэг хөтлөлтийг зохион байгуулах, албан хэрэг хөтлөлтөд цахим тогтолцоог нэвтрүүлэх, холбогдох ажилтныг мэргэшүүлэх болон баримт бичгийг заавар, журам, стандартын дагуу зохион бүрдүүлж хөтлөх, тэдгээрийг хадгалах, ашиглах үйл ажиллагааг нэгдсэн удирдлагаар хангаж, хэрэгжилтэд хяналт тавина.

Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж /газар, хэлтэс/-ийн дарга албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх хууль тогтоомж, журам, стандартыг өөрийн хариуцсан нэгжийн хэмжээнд хэрэгжүүлэх ажлыг хариуцан зохион байгуулж, цаасан болон цахим баримт бичгийн албан ёсны хүчинтэй байх, үнэн зөв байх, бүрэн бүрдэлтэй, ашиглах боломжтой байхад хяналт тавина.

Архивын ерөнхий газар цахим сайт

Өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэх, хариу өгөх

• өргөдөл гомдлыг шийдвэрлэхээр хүлээн авсан ажилтан өргөдөлд дурдсан асуудлыг шууд шийдвэрлэх боломжтой бол ажлын 3-5 хоногийн дотор зохих хариуг өгнө.
• бусад өргөдөл, гомдлыг хүлээн авсан өдрөөс хойш 15 хоногт багтаан шийдвэрлэнэ. Нэмэлт судалгаа, тодруулга шаардлагатай тохиолдолд уг хугацааг 30 хүртэл хоногоор нэмж сунгаж олно. Хугацаа сунгасан тухай өргөдөл гаргагчид мэдэгдэнэ.
• харьяаллын биш өргөдөл, гомдлыг харьяалах газарт нь ажлын 5 хоногийн дотор шилжүүлж, өргөдөл гаргагчид энэ тухай хариу мэдэгдэнэ.
• хэрэв тухайн иргэний өргөдөл, гомдлыг эрх бүхий байгууллагууд хамтран шийдвэрлэх шаардлагатай бол өргөдлийг хүлээн авсан байгууллага өөрийн эрх хэмжээний асуудлыг хянан шийдвэрлэж, бусад асуудлыг холбогдох байгууллагад уламжилж, бүртгэлээр хяналт тавих бөгөөд эцсийн хариуг хуулинд заасан хугацаанд өргөдөл гаргагчид бичгээр гаргаж, явуулна.
• иргэдээс ирүүлсан өргөдөл, гомдлыг хуулийн дагуу үнэн зөв, шуурхай шийдвэрлэхийн тулд байгууллагын захиргаа нь өргөдөл гомдлын мөрөөр судлах, тодруулах, шалгалт хийх зэрэг зохион байгуулалтын арга хэмжээ авна.
• өргөдөл, гомдол хариуцсан мэргэжилтэн шууд шийдвэрлэх боломжгүй бөгөөд удаан хугацаанд шийдвэрлэгдэх /сургуульд суралцуулах, орон сууц олгуулах гэх мэт/-ээр гаргасан өргөдлийг бүртгэлд бүртгэж, шийдвэрлэлтэд нь тогтмол хяналт тавина.
• гомдлыг удирдах албан тушаалтан өөрийн бүрэн эрх хэмжээний хүрээнд шийдвэрлэнэ.
• өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэсэн хариуг амаар буюу харилцах утсаар, цахим сүлжээгээр, эсхүл бичгээр зэрэг аль тохиромжтой хэлбэрээр мэдэгдэнэ. Өргөдлийн татгалзсан хариуг зөвхөн бичгээр гаргаж, зохих тайлбартайгаар хүргүүлнэ.
• өргөдлийн хариуг амаар, харилцах утсаар мэдэгдсэн бол энэ тухай бүртгэлд тэмдэглэнэ.
• өргөдөл, гомдлыг хянан шийдвэрлэсэн ажилтан шийдвэрлэсэн өргөдөл, гомдлын бүртгэлийн картыг зохих журмын дагуу бөглөн, Төрийн захиргааны удирдлагын газар, хэлтсийн даргад танилцуулан гарын үсэг зуруулж, бичиг хэргийн ажилтан /өргөдөл, гомдол хариуцсан ажилтан /-д хүлээлгэн өгнө.
• бичиг хэргийн ажилтан /өргөдөл, гомдол хариуцсан ажилтан/ өргөдөл, гомдлыг хяналтаас хасч, оны эцэст архивын дүрмийн дагуу цэгцлэн, товъёог үйлдэж, байгууллагын архивт шилжүүлнэ.
• Шийдвэрлэсэн өргөдөл, гомдлыг явуулсан хариу болон хавсралт баримтын хамт нэг хэрэг болгон бүрдүүлж, бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хадгална. Хувийн чанартай өргөдөл, гомдлыг ажил төрлийн холбогдолтой санал, гомдлоос тусад нь ангилж, хэрэг бүрдүүлнэ.

Өргөдөл, гомдлын шийдвэрлэлтэнд хяналт тавих

• иргэдээс ирүүлсэн өргөдөл, гомдлыг хүлээн авч, шийдвэрлэх үйл ажиллагаа хууль тогтоомжид нийцэж байгаа эсэхэд Төрийн захиргааны удирдлагын газрын дарга буюу бичиг хэргийн ажилтан /өргөдөл, гомдол хариуцсан ажилтан/ хяналт тавина.
• бичиг хэргийн ажилтан /өргөдөл, гомдол хариуцсан ажилтан/ нь байгууллагад ирсэн өргөдөл, гомдол, хугацаа хэтэрсэн өргөдөл, гомдлын талаархи мэдээ тайланг зохих судалгааны үндсэн дээр гаргаж удирдлагад танилцуулахдаа Бичиг хэргийн ажилтан /дотоод хяналт хариуцсан ажилтан/ байгууллагын хэмжээнд ирсэн хугацаатай албан бичиг, өргөдөл, гомдолд бүртгэл-хяналтын картаар нийтэд нь хяналт тавьж, шийдвэрлэлтийн мэдээг Төрийн захиргааны удирдлагын газар /хэлтэс/-ын даргад 7 хоног тутамд, Төрийн захиргааны удирдлагын газрын дарга 14 хоног тутамд байгууллагын даргад танилцуулна. Түүнчлэн өргөдөл, гомдлын агуулга, бүтцийн судалгааг гарган, сар бүр байгууллагын дотоод сүлжээ болон цахим хуудсанд байрлуулах ажлыг зохион байгуулна. Бичиг хэргийн ажилтан нь бүртгэл, мэдээллийн өгөгдлийн санг ашиглан, өргөдөл гомдлын шийдвэрлэлт ямар шатандаа байгаа болон хэзээ, хэрхэн шийдвэрлэгдэх талаар иргэдэд шуурхай мэдээлэх үүрэгтэй байна.

Иргэн тухайн байгууллагат өргөдөл, гомдол гаргахдаа Иргэдээс төрийн байгууллага, албан тушаалтанд гаргасан өргөдөл, гомдлыг шийдвэрлэх тухай хуулийн 9 дүгээр зүйлд заасны дагуу дараахь хэлбэрээр гаргаж болно.Үүнд:

1. Өргөдөл, гомдлыг төрийн албан ёсны хэлээр бичгээр буюу амаар гаргана. Өргөдөл, гомдлыг цахим сүлжээгээр дамжуулан гаргаж болно. Байгууллага бүр цахим хаягтай байна.
2. Төрийн албан ёсны хэлийг мэдэхгүй бол төрөлх хэлээрээ өргөдөл, гомдол гаргаж болно.
3. Амаар биечлэн гаргасан өргөдөл, гомдлыг хүлээн авч байгаа этгээд тэмдэглэн авч, өргөдөл, гомдол гаргагчийн гарын үсгийг зуруулна. Гарын үсгээ зурж чадахгүй бол энэ тухай тэмдэглэнэ.
4. Иргэд радио, телевизээр явуулж байгаа шууд нэвтрүүлгээр болон тусгайлан ажиллуулсан утсаар дамжуулан өргөдөл, гомдол гаргаж болно.
5. Энэ зүйлийн 4 дэх хэсэгт заасан өргөдөл, гомдолд амаар хариу өгч болох бөгөөд шаардлагатай бол шалгаж тодруулан бичгээр хариу өгч болно.

Тухайн байгууллагаас гаргасан шийдвэрт гомдол гаргахдаа энэ хуулийн 17 дугаар зүйлд зааснаар өргөдөл, гомдол гаргагч өргөдөл, гомдлын талаархи шийдвэрийг зөвшөөрөхгүй тохиолдолд гомдол гаргах эрхтэй.Гомдлыг тухайн захиргааны актыг гаргасан байгууллага, албан тушаалтны дээд шатны захиргааны байгууллага, албан тушаалтанд, дээд шатны байгууллага, албан тушаалтан байхгүй бол тухайн захиргааны актыг гаргасан байгууллагад, эсхүл гомдлыг хянан шийдвэрлэх чиг үүрэг бүхий захиргааны байгууллагад гаргана гэж заасан байдаг.

Асуулт 1. Ураг төрлийн холбогдолтой лавлагааг хэрхэн авах вэ?

Үндэсний төв архивын сан хөмрөгт хадгалагдаж буй Монгол Улсын 1922-1929, 1933, 1944, 1947, 1956, 1989, 2000, 2010 онуудын хүн амын тооллогын бүртгэлээс өөрийн ураг төрөлд холбогдох мэдээллийг авна. 

Мөн та тус лавлагааг шүүлгэхийн тулд тухайн үеийн засаг захиргаа, хошууны нэр, ам бүлийн гишүүдийн 2-3 хүний нэр зэрэг тодорхой мэдээллүүдийг мэдэх шаардлагатай.

Асуулт 2. Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн сургалтад яаж хамрагдах вэ?

Архивын ерөнхий газраас жил бүр зохион байгуулагддаг Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн сургалтын төлөвлөгөө жил бүрийн 12 дугаар сард хуваарь нь батлагдан гардаг. Та батлагдан гарсан хуваарийн дагуу сургалтад хамрагдах бөгөөд архивын лавлах утас 1800-1205 болон 77002055 утсаар холбогдох бүртгэлээ хийлгүүлнэ. 

Асуулт 3. Уншлагын танхимаар хэрхэн үйлчлүүлэх вэ? Ямар материал бүрдүүлэх вэ?

Архивын ерөнхий газрын уншлагын танхимаар үйлчлүүлэх хүсэлтэй иргэд, албан байгууллага, судлаач, оюутан нь тодорхой сэдвийн хүрээнд судалгаа хийх бөгөөд дараах бичиг баримтыг бүрдүүлнэ. Үүнд:

Бүрдүүлэх материал:

1. Өргөдөл /хувь хүн, судлаач/;
2. Албан бичиг, сургуулийн тодорхойлолт /албан байгууллага, оюутан/;
3. Хоёр хувь цээж зураг;
4. Нэг сарын төлбөр 10000 төгрөг, 7-14  хоног 5000 төгрөгийн төлбөр төлнө.

Асуулт 4. Архивын онлайн лавлагааг хэрхэн авах вэ?

Архивын ерөнхий газрын цахим хуудсанд хандсанаар Онлайн лавлагааны цэсэнд холбогдох боломжтой. Мөн та онлайн лавлагааны захиалга өгөхдөө асуулга бүрт бүрэн хариулсан байх шаардлагатай. Лавлагааны хариу ажлын 2-5 хоногийн дотор гарна.

Асуулт 5. Төрийн бус архив эзэмшигч нь баримтаа төрийн архивт шилжүүлж болох уу?

Архивын тухай хуулийн 18 дугаар зүйлийн 18.2 дугаар хэсэгт зааснаар Төрийн бус архив эзэмшигч өөрийн хүсэлтээр баримтынхаа бүрэн бүтэн байдлыг хангах зорилгоор төрийн архивт шилжүүлэн хадгалуулж болно.